Arsip Digital

Arsip Digital

Sekitar seminggu yang lalu saya dihubungi oleh dua orang calon pegawai negeri sipil jabatan fungsional penghulu melalu telepon. Kedua CPNS penghulu ini berasal dari luar kabupaten. Sebelumnya saya juga dihubungi oleh salah satu penghulu dari kabupaten sendiri. Intinya calon penghulu tersebut sekarang melaksanakan program aktualisasi dalam latsar (latihan dasar) sebagai syarat menjadi pegawai negeri sipil penghulu. Latihan dasar adalah pengganti pendidikan dan latihan pra jabatan (Diklat prajab) kalau zaman dahulu. Setiap calon pegawai negeri sipil harus melalui tahapan diklat prajab sebelum menjadi pegawai negeri sipil. Diklat prajabatan dilaksanakan 10 hari di balai diklat provinsi secara offline. Sekarang diklat prajab ditiadakan dan diganti dengan latihan dasar. Latsar ini dilakukan secara online dan offline. Materi disampaikan secara online selama kurang lebih 3 bulan. Kemudian selama 3 hari dilakukan latsar di balai diklat provinsi. Selama 3 hari ini, peserta diuji tentang program aktualisasi yang diajukan oleh peserta. 

Kembali ke dua penghulu yang menghubungi saya tadi. Kedua penghulu tersebut mempunyai program aktualisasi digitalisasi arsip. Kebetulan saya memang mempunyai aplikasi untuk digitalisasi arsip untuk KUA. Aplikasi itu bernama SIADIK (Sistem Informasi Arsip Digital KUA). Nama itu saya pergunakan untuk mempermudah penamaan aplikasi bukan ada maksud lain. Ada kawan yang setengah meledek kalau ada SIADIK berarti ada SIKAKAK. Sampai saat ini memang belum ada aplikasi khusus dari Kementerian Agama untuk pengarsipan di KUA. Ide saya untuk mendigitalisasi arsip KUA muncul sudah sejak lama ketika saya melihat arsip KUA yang hanya ditumpuk di ruang arsip dan menyita tempat. Apalagi arsip tersebut sudah dimakan rayap dan sudah sobek-sobek karena lapuk. Terkadang arsip KUA berserakan di almari arsip tanpa ditata padahal arsip tersebut adalah arsip penting. Ada beberapa arsip abadi yang tidak boleh dimusnahkan yaitu register akta nikah, model pemeriksaan nikah beserta persyaratan nikah dan akta ikrar wakaf. Ketiga arsip ini merupakan kategori arsip abadi. Selain ketiga arsip tersebut boleh dimusnahkan sesuai ketentuan. 

Arsip abadi ini harus diselamatkan karena dokumen negara. Maka pada tahun 2018 saya membuat aplikasi pengarsipan KUA ini. Semua arsip KUA bisa dimasukkan dalam aplikasi ini. Aplikasi ini hanya untuk pengarsipan dokumen, tidak lebih dari itu. Banyak KUA sudah menggunakan aplikasi ini. Memang dibutuhkan effort dan usaha yang luar biasa jika ingin menggunakan aplikasi ini. Aplikasi ini membutuhkan scanner untuk mendigitalisasi arsip selain pc atau laptop. 

Saya sendiri sudah mendigitalisasi semua arsip register akta nikah di 2 KUA mulai tahun 1932 sampai sekarang. Selain register akta nikah juga akta ikrar wakaf, model pemeriksaan nikah beserta persyaratannya dan juga arsip lain semisal surat keluar dan surat masuk. Digitalisasi arsip di aplikasi SIADIK ini ternyata sangat berguna sekali. Ketika ada pelayanan duplikat buku nikah, kita tinggal cara data di SIADIK. Otomatis langsung ketemu jika datanya ada. Pencarian secara manual dengan membuka per halaman register akta nikah sudah sangat usang dan tidak diperlukan lagi. Kecepatan pelayanan sangat dibutuhkan oleh masyarakat. Selain pencarian mudah juga bermanfaat jika ada monitoring dan evaluasi dari pimpinan. Tim monev tidak perlu lagi membuka per halaman register akta nikah akan tetapi cukup membuka aplikasi siadik dan mengecek per register akta nikah. Begitu juga untuk arsip lainnya. Digitalisasi arsip sangat bermanfaat jika dibutuhkan sewaktu-waktu. SIADIK saya ibaratkan sebagai kantor arsip digital KUA. 

2 CPNS penghulu tersebut mempunyai program aktualisasi digitalisasi arsip yang memakai SIADIK. Saya kira sudah tepat program aktualisasi kedua penghulu tersebut. Mayoritas KUA belum memikirkan digitalisasi arsip bahkan KUA masih berkutat dengan arsip manual yang memenuhi ruangan KUA. Sudah saatnya KUA beranjak menuju arsip digital. Kedua penghulu tersebut saya nilai penghulu yang progresif dan visioner karena melihat kebutuhan KUA saat ini. Jarang ada calon penghulu yang berfikir progresif visioner seperti itu. Saya sangat mendukung program aktualisasi mereka berdua dalam rangka mendigitalisasi arsip KUA. Kalau pun misalnya tidak pakai aplikasi SIADIK, saya tetap mendukung karena memang kebutuhan KUA sekarang adalah digitalisasi arsip. Sudah tidak zamannya lagi arsip ditumpuk di ruang arsip yang memakan ruang kantor KUA. Mau tidak mau harus beralih ke arsip digital. Calon penghulu sekarang diisi oleh generasi Z yang sangat akrab dengan teknologi maka wajar jika calon penghulu lebih menitikberatkan pada teknologisasi KUA.   

Digitalisasi arsip KUA adalah keniscayaan. KUA harus beralih ke arsip digital.