Belajar Srikandi

Belajar Srikandi

Dua hari kemarin saya belajar sendiri -autodidak- aplikasi SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi). Kalau tidak belajar sendiri kapan lagi bisa belajar aplikasi itu. Sekarang kalau mengharapkan sosialisasi dari lembaga atau kementerian jelas tidak mungkin karena anggaran sosialisasi atau bimbingan teknis dan semacamnya sangat sedikit sekali bahkan tidak ada apalagi pemerintah sekarang melakukan efisiensi terhadap anggaran lembaga/kementerian. Bagi para ASN kementerian/lembaga jika ada aturan atau aplikasi baru harus belajar sendiri. Kementerian atau lembaga tinggal mengirimkan petunjuk teknis aturan dan penggunaan aplikasi tersebut. Petunjuk teknis pun tidak lagi berupa cetakan akan tetapi berupa digital. Bagi ASN yang sudah berumur jelas ini sebuah tantangan karena harus memahami dan mempelajari secara autodidak semua aturan dan aplikasi yang ada di Kementerian/lembaga. 

SRIKANDI adalah Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi. Sesuai singkatannya sistem ini adalah hanya untuk informasi kearsipan dinamis bukan statis. Aplikasi ini dibuat dan dikembangkan oleh ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia). Memang ANRI adalah lembaga yang tidak begitu populer akan tetapi keberadaannya sangat penting karena berkaitan dengan kearsipan. Semua arsip negara adalah tanggung jawab ANRI. Arsip negara jangan sampai hilang karena sebagai bukti atau dokumen penting bagi penyelenggaraan negara. Penamaan aplikasi SRIKANDI mungkin terinspirasi dari tokoh pewayangan yang bernama Srikandi. Srikandi adalah tokoh perempuan cantik, pemberani, cakap dalam memanah dan merupakan senopati Pandawa dalam perang Bharatayudha. 

Aplikasi Srikandi sendiri sebenarnya sudah lama yaitu diluncurkan pertama kali tahun 2020. Aplikasi ini merupakan hasil kolaborasi antara Kemenpan RB, Kominfo, BSSN dan ANRI. Aplikasi ini berfungsi unutk pengelolaan arsip lembaga pemerintah. Targetnya tahun 2024 semua lembaga pemerintah mulai pusat sampai daaerah telah menggunakan aplikasi ini. 

Sebenarnya saya tidak tertarik dengan aplikasi ini karena selama ini aktivitas surat-menyurat di lingkungan kantor tidak begitu banyak. Seiring dengan penambahan pegawai dan aktivitas surat-menyurat semakin banyak maka mau tidak mau harus belajar aplikasi ini. Apalagi sekarang semua harus digital. Surat berbentuk digital, tanda tangan digital dan penyimpanan juga digital. Sebagai pimpinan mau tidak mau harus belajar membuat tanda tangan digital atau elektronik dan membuat surat digital. Kenapa tidak menugaskan pegawai saja untuk mempelajari dan tinggal menyetujui semua pengajuan persuratan dari pegawai. Pimpinan tinggal perintah dan menyetujui saja. Filosofi saya bukan seperti itu. Pemimpin harus menjadi contoh (uswah) bagi bawahannya. Saya teringat hadits Nabi Muhammad SAW ibda' binafsik (awalilah dari dirimu sendiri). Untuk memastikan bawahan bisa menggunakan aplikasi maka saya harus lebih dulu mempelajarinya dan bisa mengoperasikan aplikasi ini. Jika suatu saat ada masalah terkait aplikasi maka saya bisa menjawab masalah tersebut. Begitulah seharusnya jiwa seorang pemimpin. Pemimpin tidak hanya pandai menyuruh akan tetapi pemimpin harus memberi contoh. 

Kembali ke aplikasi Srikandi. Sebelum belajar aplikasi Srikandi saya sudah lama membuat tanda tangan elektronik. Tanda tangan elektronik ini dibutuhkan untuk menandatangani semua surat yang ada dalam aplikasi Srikandi. Pembuatan tanda tangan elektronik pun saya lakukan dengan autodidak tanpa pendampingan dari siapapun. Hanya bermodal petunjuk teknis (juknis) saya membuat tanda tangan elektronik. Untuk yang belum bisa mungkin bisa saya jelaskan tahapan membuat tanda tangan elektronik. Bagi ASN bisa membuat tanda tangan elektronik melalui aplikasi MyASN. Caranya sebagai berikut:

1. Masuk aplikasi MyASN

2. Pilih menu Layanan Individu ASN

3. Pilih menu MyASN

4. Pilih menu Layanan ASN di sebelah kiri

5. Pilih menu Sertifikat Elektronik BSre

6. Makan akan muncul item yang harus diisi salah satunya adalah email SIASN. alamat email ini harus email resmi Kementerian/lembaga contoh kalau Kemenag maka akan berakhiran ....@kemenag.go.id. Email SIASN sama dengan alamat email dinas.

7. Setelah diisi maka ikutilah langkah selanjutnya.

8. Nanti akan diarahkan ke alamat https://portal-bsre.bssn.go.id/ untuk melanjutkan pembuatan tanda tangan elektronik. Ikuti langkah dalam website tersebut sampai selesai. 

9. Tahapan akhir nanti akan diminta password atau parafrasa sebagai kunci untuk bisa tanda tangan secara elektronik. Parafrasa ini jangan sampai lupa karena setiap surat yang akan ditanda tangani diminta untuk memasukkan parafrasa ini. 

Pembuatan tanda tangan elektronik sudah selesai melalui akun My ASN. Selanjutnya bukalah aplikasi Srikandi. Sebelum menggunakan aplikasi Srikandi, pengguna di lingkungan Kementerian/Lembaga harus minta kepada admin Kabupaten untuk membuatkan akun admin satker agar satker bisa menggunakan aplikasi Srikandi. 

Tugas admin satker adalah membuat user dalam lingkup satker tersebut. Akun yang dibuat di lingkungan satker adalah akun Kepala sebagai penandatangan, verifikator dan akun sekretaris atau tata usaha sebagai pembuat surat. Pembuatan 3 akun tersebut merupakan langkah pertama yang harus dilakukan oleh admin srikandi satker. Setelah pembuatan akun tersebut selesai maka pembuatan surat dalam aplikasi Srikandi bisa dilakukan. 

Akun Sekretaris atau tata usaha

Akun sekretaris ini bertugas untuk membuat surat mulai dari setting awal pembuatan surat sampai pengajuan ke penandatangan surat. 

Tahapan membuat surat:

1. Masuk akun sekretaris atau tata usaha yang sudah dibuatkan oleh admin

2. Pilih menu Tata Kelola Naskah Dinas

3. Pilih Penomoran Otomatis (pilih nomor persuratan sesuai aturan tata persuratan)

4. Isi semua kolom yang dibutuhkan. Untuk variabel tidak perlu diisi.

5. Setelah selesai semua klik Simpan

6. Maka format nomor persuratan sudah tersimpan. Fungsi Penomoran Otomatis ini adalah untuk memberikan nomor secara otomatis dari sistem. Jika ingin menghendaki manual sesuai nomor surat yang dibuat maka ketika nanti membuat nomor surat tuliskan saja nomor surat dalam kolom menu Ambil Nomor. 

7. Pilih Template surat dinas. Menu ini berfungsi untuk melihat template surat dinas yang dibuat. Semua surat dinas merujuk pada format surat yang ada di menu ini. 

8. Pilih jenis surat dinas yang dikehendaki.

9. Unduh surat dinas tersebut.

10. Sesuaikan format semua surat dinas dengan format hasil unduhan. Ingat surat harus berekstensi word doc.

Misal akan membuat surat tugas maka buatlah surat tugas di aplikasi word. Sesuaikan formatnya dengan format surat hasil unduhan. Setelah selesai simpan dengan ekstensi doc. Begitu juga untuk format surat lainnya. 

11. Langkah selanjutnya buka menu Naskah Keluar

12. Pilih menu Registrasi Naskah Keluar

13. Isilah semua kolom. 

Ada beberapa kolom yaitu Dikirimkan melalui, Jenis Naskah, Sifat Naskah, Klasifikasi, Nomor Naskah, Nomor Referensi (bisa diisi bisa tidak), Hal, Isi Ringkas, File Naskah, Lampiran Naskah (lampiran disi jika ada lampiran). Khusus menu File Naskah ambilkan surat yang sudah dibuat di word tadi. Untuk menu Tujuan silahkan diisi Tujuan Internal/Eksternal Srikandi saja. Lanjut sampai kolom penandatangan. 

14. Klik Menu Simpan.

15. Buka menu Log Naskah Keluar. Fungsi menu ini untuk mengirim ke verifikator dan penandatangan.

16. Pilih naskah yang mau dikirim dengan cara klik tanda mata di sebelah kanan.

17. Cek semua menu sampai penandatangan. 

18. Pilih Kirim.

Sampai disini tugas tata usaha sudah selesai dalam pembuatan surat. Proses selanjutnya adalah verifikator dan penandatangan. 

Akun Verifikator.

1. Buka akun verifikator.

2. Pilih Tampilkan Statistik

3. Pilih menu Verifikasi Naskah

4. Pilih Naskah yang belum diverifikasi

5. Setelah terbuka klik Setuju.

6. Klik Simpan

Tahapan selanjutnya naskah akan diajukan ke penanda tangan yaitu pimpinan. Penandatangan masuk ke akun penandatangan. Langkahnya sama dengan langkah akun verifikator. Langkah terakhir untuk akun penandatangan adalah memasukkan kode parafrasa tanda tangan elektronik yang sudah dibuat melalui aplikasi MyASN. Untuk kolom nomor surat silahkan klik Ambil Nomor. Setelah selesai tinggal klik menu Kirim. Proses pembuatan surat digital sudah selesai. 

Selamat belajar membuat surat digital di aplikasi Srikandi.