Pentingnya Digitalisasi Arsip

Pentingnya Digitalisasi Arsip

Tulisan sebelumnya telah membahas tentang digitalisasi arsip (baca www.catatanridwan.id/KUA-Digital dan www.catatanridwan.id/siadik). Tidak sekedar digitalisasi layanan dan manajemen pelayanan publik saja yang perlu didigitalisasi akan tetapi arsip pun harus didigitalisasi. Arsip perlu didigitalisasi karena beberapa argumentasi:

1. Arsip digital tidak memakan tempat yang luas

2. Arsip digital bisa dibawa kemana-mana

3. Arsip digital bisa menyelamatkan arsip jika ada bencana alam seperti gempa bumi, bencana banjir, kebakaran dan lain sebagainya.

4. Arsip digital menyelamatkan arsip dari kemusnahan karena dimakan rayap atau kelapukan kertas.

5. Pencarian arsip lebih cepat jika diperlukan.

Itulah beberapa argumentasi mengapa digitalisasi arsip sangat dibutuhkan. Lihatlah bencana banjir di Kabupaten Grobogan dan Demak yang menenggelamkan beberapa kantor layanan pemerintah seperti kecamatan, kantor pendidikan, KUA, perbankan dan lain sebagainya. Kantor pelayanan tersebut pasti menyimpan arsip data penting kependudukan. Kalau arsip tersebut tidak diback up secara digital dipastikan arsip itu akan hilang karena hanyut oleh air bah atau rusak karena banjir. Data penting yang tersimpan di kantor layanan masyarakat harus terjaga dengan baik apalagi berkaitan dengan data kependudukan warga negara. Banjir yang menerjang dua kabupaten di Jawa Tengah itu membuka mata kita pentingnya penyimpanan arsip secara digital. Ketika air bah datang tiba-tiba di malam hari pasti arsip penting di kantor tidak bisa diselamatkan. Data yang ada di komputer dipastikan lenyap karena perangkat tersebut juga hanyut terbawa air bah atau rusak kena air. Back up data sangat penting. Kita tidak tahu datangnya bencana kapan. Ada daerah yang aman dari banjir akan tetapi tidak aman dari gempa bumi. Begitu juga ada daerah yang aman dari gempa bumi tapi tidak aman dari bencana gunung meletus dan lain sebagainya. 

Penyimpanan arsip secara digital harus segera diatur dalam regulasi pemerintah agar semua instansi menerapkan digitalisasi arsip. Kalau hanya disimpan secara manual berupa kertas ada kekhawatiran adanya bencana alam dan faktor perusak lainnya seperti dimakan rayap atau kerusakan kertas karena sudah lapuk. Selama ini baru lembaga arsip negara yang melakukan digitalisasi arsip secara baik dan terus menerus. Sementara lembaga lain belum menerapkan digitalisasi arsip. Digitalisasi arsip bisa menjadi back up arsip yang ada. Penyimpanan digital bisa diback up di hard disk eksternal yang bisa dibawa kemana-mana. Kalau disimpan di cloud atau awan tidak semua instansi mempunyai fasilitas penyimpanan cloud. Digitalisasi arsip bisa disimpan di awan dengan koneksi internet yang bagus dan kapasitas cloud yang mumpuni. Dua persyaratan tersebut harus dipenuhi jika ingin menyimpan arsip di awan. Kalau tidak terpenuhi akibatnya kita akan sulit untuk mengakses dan menyimpan arsip digital di awan. Salah satu cara yang relatif aman adalah digitalisasi arsip secara offline. Kapasitas arsip digital berapa pun bisa disimpan secara offline dan bisa disimpan sendiri. Ada kekurangan dan kelebihan masing-masing antara digitalisasi arsip secara offline dan online. 

Beberapa hal terkait digitalisasi arsip online (disimpan di awan) adalah: 

1. Membutuhkan kapasitas penyimpanan yang besar karena arsip yang disimpan merupakan keseluruhan arsip kantor. 

2. Membutuhkan koneksi internet yang cepat dan stabil. Jika koneksi internet lambat dan tidak stabil akan sulit untuk mengakses arsip digital tersebut. 

3. Bsa diakses dimanapun dan kapanpun di saat kita membutuhkan. 

4. Kekurangannya tidak setiap kantor pemerintah mempunyai fasilitas penyimpanan online (cloud) yang besar. 

Sementara digitalisasi arsip offline mudah dilaksanakan karena:

1. Tidak membutuhkan penyimpanan awan

2. Tidak membutuhkan koneksi internet

3. Hanya membutuhkan hard disk eksternal atau flas disk.

Memang untuk menuju ke tahapan digitalisasi arsip membutuhkan usaha yang luar biasa karena semua arsip harus didigitalisasi alias discan. Usaha untuk mendigitalisasi arsip dengan cara menscan semua arsip membutuhkan waktu dan tenaga yang banyak. Ketekunan, kesabaran dan kemauan yang kuat harus dimiliki oleh setiap pegawai pemerintah untuk mendigitalisasi arsip. Pelayanan masyarakat tidak sekedar memberikan layanan kepada masyarakat akan tetapi juga menyimpan arsip layanan tersebut. Penyimpanan arsip juga merupakan bagian dari pelayanan masyarakat. Dokumen penting yang sudah diarsipkan harus dijaga keberadaannya. Arsip abadi atau arsip yang tidak boleh dimusnahkan harus dijaga. Contoh arsip abadi salah satunya adalah akta baik akta kelahiran maupun akta nikah. Arsip akta kelahiran dan akta nikah ini merupakan arsip abadi dan tidak boleh dimusnahkan karena menyimpan data kependudukan warga negara. Sampai kapan pun arsip akta kelahiran maupun akta nikah harus dijaga walaupun orangnya sudah meninggal dunia. Mengapa setiap kantor yang mengurusi akta baik itu kantor catatan sipil maupun kantor urusan agama diperlukan arsiparis karena salah satu argumentasinya adalah perlunya penataan arsip sehingga arsip terjaga. Sayangnya sampai saat ini pemerintah belum memperhatikan masalah keberlangsungan arsip ini.