KUA Digital

KUA Digital

Kantor Urusan Agama selanjutnya sering dikenal dengan KUA atau balai nikah atau istilah terbaru Balai Nikah dan Gedung Manasik Haji merupakan unit pelaksana teknis (UPT) Kementerian Agama. KUA berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Direktur Jenderal Bimbingan Masyarakat Islam dan secara operasional dibina oleh Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota. KUA berkedudukan di kecamatan dan dipimpin oleh kepala.  Itulah definisi KUA menurut Peraturan Menteri Agama nomor 34 tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Urusan Agama Kecamatan. Setiap orang Islam yang mau menikah pasti mengenal KUA karena merupakan tempat untuk mendaftar dan melaksanakan nikah. Sampai-sampai KUA diplesetkan menjadi Kantor Urusan Asmara karena begitu populernya KUA di masyarakat yang hanya mengurusi masalah pernikahan orang Islam. Tugas dan fungsi KUA sebenarnya tidak hanya melayani peristiwa nikah rujuk saja aka tetapi ada banyak tugas dan fungsi yang harus dilaksanakan oleh KUA. Selama ini memang masyarakat lebih mengenal KUA sebagai tempat atau kantor untuk mengurusi masalah pernikahan saja. Memang dari seambrek tugas dan fungsi KUA mayoritas adalah pelayanan nikah-rujuk. 

Tugas dan fungsi pokok KUA telah dijelaskan secara gamblang dalam PMA nomor 34 tahun 2016 pasal 3 yaitu:

1. Pelayanan nikah-rujuk

2. Penyusunan statistik layanan dan bimbingan masyarakat Islam

3. Pengelolaan dokumentasi dan sistem informasi manajemen KUA Kecamatan

4. Pelayanan   bimbingan keluarga sakinah

5. Pelayanan bimbingan kemasjidan

6. Pelayanan bimbingan hisab rukyat dan pembinaan syariah

7. Pelayanan bimbingan dan penerangan agama Islam

8. Pelayanan bimbingan zakat dan wakaf

9. Pelaksanaan ketatausahaan dan kerumahtanggaan KUA Kecamatan

10. Pelayanan bimbingan manasik haji bagi jemaah haji reguler

Itulah seambrek tupoksi KUA yang diamanatkan oleh PMA nomor 34 tahun 2016. Semua pelayanan bimbingan masyarakat Islam diurus oleh KUA Kecamatan. Tupoksi yang segitu banyak yang lebih dirasakan oleh masyarakat adalah pelayanan nikah-rujuk. Sebelum adanya UU tentang Peradilan Agama tahun 1989, KUA Kecamatan juga melayani talak dan cerai. Akan tetapi sejak adanya UU no 7 tahun 1989 masalah talak dan cerai menjadi domain pengadilan agama. 

Seiring dengan perkembangan zaman dan teknologi yang serba canggih maka KUA harus mengikuti tren tersebut karena kalau tidak mengikuti perkembangan zaman maka KUA akan ketinggalan. Pelayanan nikah-rujuk adalah pelayanan yang paling dominan dari sekian banyak layanan KUA. Pelayanan nkah-rujuk tidak hanya melayani pendaftaran dan pelaksanaan akad nikah saja akan tetapi juga pelayanan pembuatan duplikat kutipan akta nikah. Dari sekian banyak pelayanan yang dilaksanakan oleh KUA pelayanan duplikat kutipan akta nikah inilah yang sering menyita waktu. Mengapa menyita waktu?  Ketika warga kehilangan kutipan akta nikahnya maka warga tersebut akan ke KUA untuk meminta duplikat kutipan akta nikah. Kalau warga tersebut ingat tanggal nikahnya maka akan secara cepat ditemukan datanya dengan syarat arsip register akta nikahnya masih tersimpan dengan baik. Data peristiwa nikah-rujuk yang ada di KUA mulai berdirinya KUA sampai sekarang masih tersimpan dengan baik. Memang harus tersimpan dengan baik karena itu salah satu tupoksi KUA. Semua peristiwa nikah yang tercatat, akta nikahnya masih tersimpan di KUA. Mayoritas KUA berdiri sebelum berdirinya Negara Kesatuan Republik Indonesia. Mayoritas KUA di Kabupaten Pati berdiri tahun 1932 bahkan ada yang lebih tua lagi yaitu sekitar tahun 1920-an. Arsip register akta nikah pada tahun tersebut sangat rentan rusak karena dimakan rayap atau tulisannya sudah tidak terbaca. Kembali ke pelayanan duplikat kutipan akta nikah. Pelayanan duplikat akta nikah akan cepat dilayani jika:

1. Warga ingat tanggal pernikahannya

2. Arsip register akta nikah KUA masih tersimpan dengan baik.

Ketika dua syarat tersebut tidak dipenuhi atau salah satu tidak terpenuhi maka dipastikan pelayanan duplikat kutipan akta nikah akan memakan waktu yang lumayan lama. Mengapa demikian? Kalau syarat pertama tidak terpenuhi maka pegawai KUA harus mencari data persatu halaman register akta nikah mulai tahun yang diingat oleh warga. Dalam setahun rerata jumlah peristiwa nikah sekitar 500-an untuk KUA tipologi C, 600-1000 untuk tipologi B dan 1000 ke atas untuk tipologi A. Bisa dibayangkan kalau warga tidak ingat tanggal peristiwa nikahnya maka petugas harus mencari data dalam setahun sesuai tipologinya. Belum lagi kalau tahun lama yang mana tulisan waktu itu sangat sulit untuk dibaca. Butuh berapa menit atau jam atau hari hanya untuk menemukan satu peristiwa nikah.  Apalagi petugas KUA juga terbatas maka wajar jika dalam pelayanan duplikat kutipan akta nikah itu memakan waktu yang lama. Jika syarat kedua tidak terpenuhi dipastikan data akan sulit dicari karena keberadaan arsip register akta nikah yang semrawut tidak beraturan.  

Seiring perkembangan zaman jika KUA ingin melayani dengan cepat terhadap pelayanan duplikat kutipan akta nikah mau tidak mau KUA harus mendigitalisasi sistem kearsipan KUA. Sudah tidak zamannya lagi pencarian peristiwa akta nikah warga dengan sistem manual yaitu membolak-balik satu persatu halaman register akta nikah. Sudah tidak zaman lagi warga datang ke KUA hanya untuk mencari tanggal akta nikahnya. Sudah tidak zaman lagi petugas KUA membuka buku register akta nikah hanya untuk mencari tanggal peristiwa nikah. Zamannya sudah komputerisasi. Zamannya sudah digitalisasi. Pencarian peristiwa nikah warga cukup melalui aplikasi media sosial seperti Whattaps, telegram atau website. Warga tidak perlu datang ke KUA hanya mencari tanggal dan nomor peristiwa nikahnya. Warga bisa mencari tanggal dan nomor akta nikahnya dari manapun dan kapan pun dengan aplikasi. Inilah yang mestinya dipunyai KUA untuk meningkatkan pelayanan terhadap warga. Pegawai KUA pun tidak perlu membuka buku register akta nikah hanya untuk mencari tanggal dan nomor akta nikah warga. Cukup di depan komputer dan ketikkan nama maka akan muncul datanya atau melalui aplikasi media sosial WA, telegram ataupun website.  Atau kalau KUA mempunyai sistem Artificial Intelejen (AI) yang lagi ngetren itu untuk pencarian akta nikah maka kerja pegawai KUA akan semakin mudah dan cepat. Tentunya perubahan transformasi dari manual ke digital membutuhkan waktu dan anggaran yang tidak sedikit. Akan tetapi kalau tidak dimulai dari sekarang kapan lagi. 

Memang sudah ada upaya untuk digitalisasi pelayanan KUA dengan adanya Sistem informasi manajemen nikah online. Akan tetapi usaha ini belum dirasa cukup karena belum menyentuh digitalisasi pencarian duplikat akta nikah. Simkahweb begitulah sebutan sistem informasi manajemen nikah online belum merupakan bank data bagi seluruh data KUA se-Indonesia. Data peristiwa nikah-rujuk di Simkahweb baru sebatas tahun 2017 ke atas sementara data peristiwa nikah-rujuk dibawah tahun 2017 belum bisa diakses melalui simkahweb. Harus ada terobosan lebih keras lagi untuk mewujudkan pelayanan duplikat kutipan akta nikah agar pelayanan di KUA lebih cepat dan peka teknologi. Itu baru satu dari sekian pelayanan yang ada di KUA. Maka untuk merubah KUA sesuai dengan perkembangan teknologi dibutuhkan resources yang besar, kegigihan dan kesabaran yang luar biasa. Memang sudah ada upaya dari beberapa KUA untuk mendigitalisasi arsip seperti adanya Sistem Informasi Arsip Digital KUA Kecamatan (SIADIK) akan tetapi ini hanya dilakukan oleh beberapa KUA dan bukan program nasional. Mungkin ke depan digitalisasi arsip semacam SIADIK inilah yang dibutuhkan KUA. SIADIK terkoneksi dengan media sosial whatapps untuk pencarian akta nikah.  Warga bisa mencari peristiwa nikahnya melalui whatapps kapanpun dan dimanapun, tidak harus datang ke KUA. 

Digitalisasi layanan wajib hukumnya bagi KUA seiring dengan perkembangan teknologi yang semakin canggih. Bukan tidak mungkin 10 tahun yang akan datang KUA akan dipenuhi dengan teknologi canggih untuk pelayanan digital.