S O P

S O P

Sudah sebulan ini saya berkutat dengan SOP (Standar Operasional Prosedur). SOP dibuat untuk menjadi guidance -petunjuk- bagi setiap lembaga atau organisasi atau perusahaan. SOP dibuat untuk memberikan pegangan bertindak dalam sebuah organisasi, lembaga atau kantor pemerintah. Setiap tindakan dalam organisasi atau kantor layanan harus mempunyai SOP demi pelayanan yang tertib dan berdasarkan regulasi yang ada. SOP menjamin semua tindakan dilindungi oleh hukum dan jelas tahapannya. 

Dalam sebulan saya mencoba membuat SOP bagi sebuah lembaga dimana saya ditunjuk sebagai pengurusnya. Lembaga ini memang baru menurut saya, karena belum ada apapun dalam lembaga ini. Lembaga ini sebenarnya sudah lama berdiri akan tetapi vakum alias tidak ada kegiatan apapun. Kemudian saya ditunjuk untuk memimpin lembaga ini. Pertama yang saya lakukan adalah selain membuat program adalah menyusun SOP. SOP memberikan kejelasan cara bertindak mulai dari tahapan, persyaratan, perlengkapan, kualifikasi orang, waktu yang dibutuhkan dan output. Bagaimana mau bertindak kalau tidak ada petunjuk cara bertindak. Bagaimana mau bertindak jika tidak ada standar waktu. Bagaimana mau bertindak kalau tidak ada jaminan regulasi. SOP menjamin mutu semuanya. SOP mengatur semuanya mulai dari tindakan, pelaksana, waktu yang dibutuhkan, persyaratan/perlengkapan dan output. Semua diatur dalam SOP. 

Ada 23 SOP yang sudah selesai dan cukup untuk menjadi guidance lembaga ini. SOP ini juga sudah diuji di tingkat kelembagaan dan juga antar lembaga dalam organisasi tersebut. Kebetulan saya juga pernah menjadi tim penyusun SOP di tingkat provinsi untuk menyusun SOP bidang Urusan Agama Islam di semua Kantor Urusan Agama. Bekal menjadi salah satu penyusun inilah yang saya gunakan untuk membuat SOP lembaga ini. 

Dalam perjalanannya SOP lembaga ini sudah dalam tahap legalisasi dan sosialisasi. Untuk proses pencetakan memang belum teragendakan karena masih menunggu legalisasi. Seharusnya tahapan SOP adalah pembuatan, pembahasan, uji publik, legalisasi, sosialisasi dan pencetakan atau pencetakan baru sosialisasi. Proses pembuatan SOP lembaga ini mulai dari tahap pembuatan sampai sosialisasi hanya memakan waktu kurang lebih 1,5 bulan. Pembuatan SOP membutuhkan waktu sekitar 3 minggu. Pembuatan itu pun saya sambi ketika ada waktu senggang di kantor. Setelah selesai 3 minggu kemudian dibahas di internal lembaga. Pembahasan internal ini memakan waktu sekitar 2 minggu. Kemudian tahapan selanjutnya adalah uji publik yang dilakukan sekali bersama dengan lembaga lain masih dalam satu organisasi. Praktis hanya butuh waktu 6 minggu, tahapan SOP mulai dari pembuatan sampai uji publik. 

Setelah uji publik harusnya memasuki tahapan legalisasi, pencetakan kemudian sosialisasi. Untuk legalisasi sudah disetujui oleh pimpinan organisasi akan tetapi secara administrasi belum. Sekarang, SOP sudah disosialisasikan karena ada momentum untuk sosialisasi. Jika sosialisasi dilakukan oleh lembaga sendiri maka akan membutuhkan biaya tinggi. Sosialisasi ini numpang dengan acara organisasi dalam rangka monitoring sehingga biaya sosialisasi tidak lagi menjadi beban lembaga.  

Dalam tahap sosialisasi ini peserta belum mendapatkan SOP dalam versi cetak akan tetapi dibagikan melalui link dan peserta mengunduh sendiri file SOP. Ada positif dan negatifnya. Positifnya SOP lebih cepat tersosialisasikan dan lebih cepat menjadi petunjuk warga organisasi. Negatifnya file SOP bisa diambil orang lain selain warga organisasi untuk kepentingan yang tidak diketahui alias ada kekhawatiran di plagiasi karena file SOP belum diberi keamanan. Zaman sekarang sangat mudah untuk memplagiasi padahal membuat SOP itu tidak mudah dan membutuhkan tenaga, pikiran, waktu dan konsentrasi penuh agar menghasilkan SOP yang pruden dan visioner. Semoga tidak terjadi dampak negatif seperti itu. 

Tahapan pencetakan adalah tahap terakhir. Tahapan ini ternyata juga tidak mudah karena membutuhkan anggaran besar tetapi tidak sebesar korupsi Pertamina itu. Organisasi ini tidak mepunyai sumber pendanaan tetap. Bahkan operasional organisasi masih berdasarkan keikhlasan. Inilah yang menjadi masalah. Proses pencetakan pun harus mencari sumber lain agar SOP ini bisa dicetak dan dinikmati oleh warga organisasi. 

Organisasi itu memang harus ditata mulai dari struktur, manajemen, finansial, asset dan lain sebagainya. Organisasi yang baik adalah organisasi yang jelas manajemennya, sumber pendanaannya dan asetnya. Jika ini belum tertata maka jangan harap menjadi organisasi yang baik. Jangan mengaku organisasi jika struktur, menejemen, sumber pendanaan dan aset masih belum tertata.