Membuat Website Binwin Online Dengan G-Site (2)

Membuat Website Bimbingan Perkawinan Online dengan Google-Site 

(Bagian 2)

Setting G-Formulir pengisian data sertifikat.

Setelah G-Form pengisian data sertifikat selesai, lakukan langkah sebagai berikut:

1.  Buka google drive

2.  Cari G-formulir pengisian data sertifikat

3.  Buka G-formulir pengisian data sertifikat

4.  Pilih menu jawaban

5.  Cari menu Lihat di Spreadsheet

6.  Klik Menu Lihat di Spreadsheet

7. Setelah Spreadsheet terbuka ada menu kolom header yang sudah dibuat di google formulir tadi dan biasanya ada warnanya. Kolom header ini tidak bisa diedit. Kita ingin menambahkan kolom “Nomor” yang nanti digunakan untuk memberikan nomor sertifikat secara otomatis.  

8. Lihat kolom pertama ada menu dan tulisan Form_Responses

9. Klik tanda panah kebawah (Menu tabel) setelah tulisan Form_Responses  

10. Pilih menu Kembalikan ke data yang tidak terformat. Menu ini berfungsi untuk mengedit dan menambah kolom header.

11. Setelah menu tersebut dipilih maka warna header akan berubah dan bisa diedit dan ditambah kolomnya.

12. Taruh kursor ke bagian paling belakang dari kolom-kolom tersebut dan taruh dikolom kosong untuk menambahi kolom Nomor.

13. Ketikkan formula berikut untuk menambahi kolom Nomor:

=ArrayFormula(IF(LEN(A:A);if(ROW(A:A)=1;"Nomor";"No :" & TEXT(ROW(A:A)-1; "000")& "/KUA 11.18.03/Pw. 01/01/2025");))

Penjelasan Formula di atas sebagai berikut:

• Tulisan “Nomor” akan muncul di kolom header secara otomatis.

• Tulisan “No” akan muncul otomatis yang dilanjutkan dengan nomor urut sertifikat.

• Tulisan “000” adalah nomor surat yang akan diberi nomor urut secara otomatis oleh mesin.

• /KUA.11.18.03/ adalah kode KUA masing-masing (silahkan disesuaikan dengan kode surat KUA masing-masing)

• PW.01 adalah klasifikasi surat yang menunjukkan bahwa surat tersebut berkaitan dengan perkawinan

• 01 menunjukkan bulan Januari. Angka ini bisa bisa dirubah secara manual. Jika nanti beralih ke bulan Pebruari maka silahkan ganti dengan angka 02. Jika nanti beralih ke bulan Maret maka silahkan ganti dengan angka 03 dan seterusnya

• 2025 adalah menunjukkan tahun berjalan. Angka tahun ini bisa dirubah secara manual. Jika nanti masuk tahun 2026 maka silahkan diganti dengan 2026 dan seterusnya.

14. Cara kerja nomor otomatis tersebut adalah ketika ada data masuk otomatis mesin akan memberi nomor surat secara urut.

15. Settingan G-Formulir Sertifikat sudah selesai.

Langkah selanjutnya adalah membuat template sertifikat dengan Google Slide.

Membuat Form Sertifikat dengan Google Slide

Langkah selanjutnya adalah menyiapkan bahan formulir sertifikat dengan google slide.

Adapun langkahnya sebagai berikut:

1.  Buatlah bentuk sertifikat dengan power point secara offline.

2.  Untuk bentuk sertifikat silahkan berinovasi sendiri.

3.  Sertifikat memuat data:

a.  Nomor Sertifikat

b. Nama calon pengantin

c. Tempat Tanggal lahir

d. Nomor Induk Kependudukan (N I K)

e.  Alamat

f.   Tanggal pembuatan sertifikat

4.  Setiap data di atas penulisannya dikasih tanda <<  >> misal: <<Nama>>, <<NIK>> dan seterusnya. Fungsi tanda << >> adalah untuk menghubungkan antara data di google-formulir dengan data di sertifikat.

5.  Setelah selesai membuat sertifikat silahkan diberi nama dan disimpan dalam bentuk pptx. Misalnya nama file Sertifikat Binwin

6.  Langkah selanjutnya silahkan buka google drive

7.  Upload file sertifikat yang bertipe pptx ke google drive

8.  Setelah file sertifikat bertipe pptx terupload di google drive buka file tersebut dari google drive otomatis file akan dibuka dengan aplikasi google slide.

9. Simpan file sertifikat tersebut dengan tipe google slide. Caranya sebagai berikut:

a. Pilih menu File

b. Pilih menu Simpan dengan Google Slide

c. Otomatis nanti akan muncul file Sertifkat bertipe Google Slide di Google Drive. Kalau akan merubah namanya bisa edit nama.

Langkah membuat file sertidikat dengan Google Slide sudah selesai.

Langkah selanjutnya adalah menghubungkan data Google Formulir pengisian data sertifikat dengan file sertifikat yang bertipe Google Slide.

 Langkahnya sebagai berikut:

1.  Buka file spreadsheet file respons pengisian data sertifikat. Cirinya ada nama file kemudian di akhir nama file dalam kurung ada tulisan Jawaban

2. Setelah spreadsheet terbuka cari menu Ekstensi (ada di baris atas paling kanan sebelum menu Bantuan, sejajar dengan menu File, Edit, Tampilan, Selipkan dan seterusnya)

3. Klik menu Ekstensi

4.  Pilih Add On

5.  Pilih Dapatkan Add On.

6. Kita membutuhkan aplikasi pihak ketiga untuk menggabungkan data di file Google Formulir pengisian data sertifikat dengan sertifikat yang bertipe Google Slide. Cari aplikasi yang bernama Autocrat dalam menu pencarian add on.

7. Setelah muncul aplikasi Autocrat klik aplikasi tersebut.

8. Selanjutnya kita diminta untuk mensetting aplikasi Autocrat tersebut.

Setting aplikasi Autocrat.

Langkah mensetting aplikasi Autocrat agar data di Google Formulir pengisian data sertifikat terhubung dengan data file sertifikat lakukan langkah-langkah sebagai berikut:

1.  Setelah Autocrat terbuka maka otomatis diminta untuk mengisi nama file. Silahkan dikasih nama filenya.

2.  Klik Next

3.  Langkah kedua diminta memasukkan template (Choose template) sertifikat Pilih From Drive.

4.  Cari file sertifikat yang berekstensi Google Slide yang sudah kita buat.

5.  Pilih File tersebut dengan klik nama file.

6.  Setelah nama file muncul Klik Next

7.  Selanjutnya diminta untuk menghubungkan data di file sertifikat dengan data di google formulir pengisian data sertifikat. Adapun data yang sudah kita buat dalam file sertifikat bertipe google slide sebagai berikut:

a.  <<Nomor>>

b.  <<Nama>>

c.  <<NIK>>

d. <<Tempat Tanggal Lahir>>

e. <<Tanggal pembuatan sertifikat>>

Data diatas harus dihubungkan dengan data yang ada di google formulir pengisian data sertifikat. Kita tinggal memilih datanya saja dengan cara mengklik ikon drop down pada menu pilihan.

8.  Klik Next

9.  Langkah keempat (File setting) memberi nama file (File Name). Silahkan kasih nama File dengan menyertakan item nama. Contoh nama file Sertifikat binwin <<Nama>>. Fungsi nama file dengan menyertakan tag nama adalah untuk membuat sertifkat sesuai data nama yang masuk.

10. Untuk pilihan Type silahkan dipilih Google Site

11. Untuk pilihan Output As silahkan pilih Multiple Output Mode (Classic)

12. Klik Next

13. Selanjutnya silahkan pilih folder untuk menyimpan file hasil singkronisasi autocrat tersebut dengan mengkli Choose Folder. Kalau belum punya folder silahkan buat folder terlebih dahulu.

14. Klik Next

15. Item nomor enam ini lewati saja

16. Klik Next

17. Item nomor tujuh ini lewati saja

18. Klik Next

19. Item nomor delapan Share docs & Send emails. Untuk pengisian Share docs & Send emails sebagai berikut:

a.  Shar docs? Pilih Yes

b. Share docs as Pilih PDF

c.  Allow colaborators to re-share pilih Yes

d. Send from generic no-replay address Pilih No

e. To silahkan ditulis <<alamat email aktif>> atau copykan dari menu yang ada di sebelah kiri yang ada tanda segitiganya di dalam persegi panjang warna biru. Fungsi To adalah untuk mengirimkan sertifikat ke alamat email calon pengantin yang mengisi google formulir pengisian data sertifikat secara otomatis.

f.  Kolom terakhir silahkan ditambahi kalimat misal : Terima kasih telah mengikuti bimbingan perkawinan mandiri online KUA…..

g.  Item nomor 9 Add/Remove Job Triggers.

-   Run on Form Trigger pilih Yes

-   Run on Time Trigger pilih No

h.  Klik Save

Setting Autocrat sudah selesai. Silahkan dilihat kembali file spreadsheet pengisian data sertifikat (jawaban) maka akan muncul kolom yang secara otomatis membuat sertifikat dan mengirim sertifikat ke alamat email.

Apakah setting autocrat sudah berjalan atau belum silahkan dicoba dengan mengisi google formulir pengisian data sertifikat.

Langkah selanjutnya adalah membuat ikon gambar yang akan diletakkan di menu tahapan bimbingan perkawinan. Untuk membuat ikon gambar sangat muda sekali bisa dengan membuat sendiri dengan aplikasi canva, acrobat, corel atau aplikasi lain atau dengan memilih ikon gambar dari google.

Setelah semua bahan siap kita lanjut ke langkah berikutnya yaitu membuat website dengan google site. Untuk membuat website bimbingan perkawinan dengan google site akan dibahas dalam tulisan yang akan datang.