SIADIK

SIADIK

(Sistem Informasi Arsip Digital KUA Kecamatan)

SIADIK adalah singkatan dari Sistem Informasi Arsip Digital KUA Kecamatan. Aplikasi ini adalah aplikasi untuk digitalisasi arsip KUA Kecamatan. Aplikasi ini saya buat secara mandiri dengan bantuan programmer yang membuat aplikasi ini. Awal mula atau latar belakang pembuatan aplikasi ini adalah ketika saya bertugas di KUA Kecamatan Gunungwungkal Kabupaten Pati melihat arsip KUA yang porak poranda dan berserakan. Sebagai pimpinan saya tidak tega dan mengelus dada melihat tata kearsipan KUA semacam ini. Kondisi kearsipan seperti KUA Kecamatan Gununngwungkal ternyata tidak hanya di KUA Kecamatan Gunungwungkal. Mayoritas sistem kearsipan KUA sangat memprihatinkan. Kondisi arsip akta nikah maupun pemeriksaan nikah sangat tidak tertata bahkan ada yang sudah dimakan rayap akhirnya datanya hilang. Ada lagi yang keselip entah kemana akhirnya data akta nikah warga hilang tidak tahu jluntrungnya. Selama 20 tahun saya mengabdi di KUA dan sudah berpindah-pindah banyak KUA ternyata problem antar satu KUA dengan KUA lain sama yaitu sistem kearsipan yang sangat tidak memadai karena memang belum ada regulasi semacam PMA yang mengatur secara detil tentang kearsipan KUA. Padahal arsip di KUA itu sangat penting karena merupakan arsip akta nikah yang berlaku seumur hidup dan juga arsip akta ikrar wakaf dan banyak lagi yang penting. Memang ada KUA yang sistem kearsipannya sudah baik karena kepedulian pimpinannya terhadap kearsipan KUA bukan karena adanya regulasi. Ketiadaan regulasi yang mengatur secara tegas dan detil terhadap sistem kearsipan KUA membuat pimpinan KUA memperlakukan arsip seenaknya sendiri. Ada pimpinan yang begitu rapi menjilid setiap arsip dan ada juga yang tidak mengurusi kearsipan sehingga arsipnya morat-maret. Ada Keputusan Menteri Agama yang mengatur tentang sistem kearsipan Kementerian Agama yaitu KMA nomor 44 tahun 2010 dan KMA nomor 120 tahun 2013 tentang jadwal Retensi Arsip Kementerian Agama. Dalam KMA tersebut diatur arsip aktif, inaktif dan keterangan arsip apakah permanen atau musnah. Arsip di KUA mayoritas adalah arsip permanen alias tidak boleh dimusnahkan. Mayoritas arsip di KUA adalah arsip pernikahan mulai dari model N1 sampai model N7, Akta Nikah (model N), Duplikat akta nikah (model DN) dan Pemeriksaan nikah (model NB). Arsip pernikahan adalah arsip permanen yang masa berlaku penyimpanan menurut KMA no 120 tahun 2013 selama 15 sampai 23 tahun. Arsip di KUA rentan terhadap kerusakan karena berbagai faktor. Faktor utama adalah ruang yang tidak memadai untuk penyimpanan arsip. Standar gedung dan ruang penyimpanan arsip telah diatur dalam Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia nomor 3 tahun 2000 tentang standar minimal gedung dan ruang penyimpanan arsip inaktif. Salah satu syarat ruang untuk penyimpanan arsip adalah harus bebas dari gangguan rayap. Mayoritas gedung atau ruang KUA untuk penyimpanan arsip tidak memenuhi persyaratan ini sehingga arsip pun dimakan rayap. Berangkat dari sinilah saya memberanikan diri untuk memindai atau mendigitalisasi semua arsip yang ada di KUA Kecamatan Gunungwungkal. 

Pemindaian arsip sangat menguntungkan karena menghemat tempat penyimpanan arsip dan sangat mudah dan cepat diakses kapan pun dan dimanapun. Problem untuk mendigitalisasi arsip adalah belum adanya regulasi tentang digitalisasi arsip dan peralatan yang digunakan pun belum ada. Selain faktor tersebut sumber daya manusia atau pegawai pun harus paham tentang operasionalisasi peralatan untuk mendigitalisasi arsip. Digitalisasi arsip diperlukan peralatan yang sangat memadai yaitu komputer, scanner dan hardisk eksternal untuk cadangan penyimpanan atau back up data.  Selain faktor tersebut ada faktor yang lebih utama yaitu semakin berkurangnya pegawai KUA sehingga ketika ada pelayanan duplikat akta nikah yang membutuhkan tenaga untuk mencari akta nikah tidak bisa dilayani secara cepat. Sudah saya terangkan dalam catatan kemarin (baca KUA Digital) kalau ada pelayanan duplikat kutipan akta nikah dimana warga tidak tahu tanggal dan nomor akta nikahnya maka harus mencari perlembar halaman akta nikah dan itu membutuhkan waktu dan tenaga. Kalau pegawainya masih banyak pelayanan tersebut tidak masalah. Coba bayangkan kalau pegawainya sedikit dan pelayanannya tidak hanya pelayanan duplikat kutipan akta nikah dijamin pelayanan akan lama. Perlu diketahui di Kabupaten Pati atau bahkan provinsi Jawa Tengah mayoritas pegawai KUA tinggal 2-3 orang dalam satu kantor. Pegawai 3 orang itu terdiri dari 1 kepala, 1 jabatan fungsional umum dan 1 penyuluh atau pramubakti. Celakanya 1 JFU dan 1 pramubakti itu sudah usia lanjut dan gagap teknologi. Akhirnya membuat pelayanan KUA lama karena hanya tertumpu pada 1 orang kepala. 

Dengan keberanian saya akhirnya saya buat aplikasi bernama SIADIK ini. Aplikasi ini saya namakan SIADIK karena setahu saya belum ada aplikasi khusus untuk arsip digital KUA. Obsesi saya dengan adanya SIADIK ini akan menjadikan semacam kantor arsip KUA digital yang akan memudahkan pegawai KUA untuk mengakses dan melayani kearsipan KUA tanpa harus membuka arsip secara manual. Aplikasi ini saya buat tahun 2019. Semua arsip yang ada di KUA dimasukkan dalam aplikasi ini. Syaratnya harus punya scanner yaitu alat untuk memindai arsip. Setelah jadi tahun 2019 setahun kemudian diuji coba yaitu tahun 2020 selama uji coba ditemukan kekurangan akhirnya diperbaiki tahun 2021. Dalam perjalanan uji coba ada ide untuk menyambungkan aplikasi ini dengan media sosial yaitu whatapps. Mengapa pilihannya whatapps? Karena aplikasi whatapps ini sngat familiar dan banyak digunakan oleh masyarakat pengguna smart phone. Gagasan menyambungkan dengan whatapps untuk memudahkan pegawai atau masyarakat yang mau mencari nomor dan tanggal nikahnya lewat smart phone mereka. Sampai saat ini aplikasi SIADIK sudah mengalami pembaruan beberapa kali untuk menyesuaikan pembaharuan dari whatapss. Mulai tahun 2021 aplikasi ini sudah dipakai secara penuh di KUA Kecamatan Gunungwungkal. Semua arsip KUA didigitalisasi. Arsip akta nikah mulai tahun 1932 sampai tahun 2021 pun sudah masuk dalam aplikasi SIADIK. Memang target pertama adalah digitalisasi arsip akta nikah dan akta ikrar wakaf. Setelah semua arsip didigitalisasi mulai akta nikah, akta ikrar wakaf, persuratan dan sebagainya mulailah dirasakan manfaatnya. Begitu ada layanan kearsipan semisal duplikat kutipan akta nikah maka pegawai atau masyarakat tinggal mencari lewat whatapps pada smart phone mereka sendiri. Pencarian lewat smart phone tidak membutuhkan waktu lama. Kalau data itu ada dalam SIADIK dalam rentang waktu 30 detik atau paling lama 1 menit akan ada jawaban dari sistem. Kalau pencarian secara manual dengan membuka buku register akta nikah akan membutuhkan waktu lama karena harus mencari perhalaman dalam buku tersebut. Walhasil aplikasi SIADIK ini mendapat apresiasi dari masyarakat karena pelayanan semakin cepat dan tidak membutuhkan tenaga untuk pencarian berkas. Begitu ditemukan datanya tinggal mencetak berkas arsip berupa pdf yang ada dalam aplikasi SIADIK. Tahap selanjutnya adalah sosialisasi ke masyarakat terkait layanan melalui media sosial whatapps autorespon. Dalam perkembangannya layanan melalui whatapps dikembangkan tidak hanya pencarian akta nikah saja akan tetapi informasi apapun terkait layanan KUA bisa diakses melalui whatapps autorespon. Apresiasi masyarakat luar biasa karena tanpa harus ke KUA mereka terlayani melalui whatapps autorespon. Layanan WA Autorespon dihidupkan selama 24 jam selama 5 hari kerja. Masyarakat antusias untuk menggunakan layanan melalui WA Autorespon bahkan tengah malam pun mereka mencari informasi tentang layanan KUA. Pengacara yang selama ini selalu digunakan jasanya oleh warga yang mau bercerai selalu menggunakan fasilitas WA Autorespon untuk mencari nomor akta nikah dan tanggal nikah clientnya jika buku nikahnya hilang. Respon mereka terhadap fasilitas WA Autorespon yang terkoneksi dengan data base akta nikah sangat luar biasa bahkan mereka menyarankan untuk diperluas penggunaannya tidak hanya KUA Kecamatan Gunungwungkal saja akan tetapi se-Kabupaten Pati. Ada cerita dari teman KUA yang sudah menggunakan aplikasi SIADIK terkait kemudahan pencarian akta nikah  bahwa orang pengadilan agama ingin meniru dan mencontoh aplikasi SIADIK untuk pencarian akta cerai di pengadilan agama. 

Perkembangan teknologi adalah sebuah keniscayaan. KUA harus mengikuti perkembangan teknologi dan pegawainya harus melek teknologi. Pelayanan ke depan akan didominasi oleh aplikasi yang serba mudah dan cepat. Artificial Intelegence (AI) yang sekarang lagi ngetren akan menggantikan manusia dalam pelayanan masyarakat. Robot pun diciptakan untuk menggantikan peran manusia dalam pelayanan. Mungkin ke depan akan ada robot yang menggantikan peran penghulu dalam pernikahan. Akan tetapi secanggih-canggihnya robot masih kalah canggih dengan manusia karena manusialah yang membuat robot bukan sebaliknya robot membuat manusia.